¿Sabías que perder un documento significa desperdiciar horas de trabajo y acumular estrés? Organizar y guardar tus documentos de forma adecuada es a día de hoy una tarea super importante en cualquier compañía. Es crucial encontrar la información relevante en el momento preciso para tomar decisiones acertadas, por eso, en este artículo, vamos a darte unas pautas básicas para que seas capaz de localizar tu información digitalizada de una manera fácil, rápida y sin esfuerzo.
Para quienes no sepan que es esto de la “digitalización”, decir que es un sistema que te ayuda a deshacerte del caos de papeles en tu oficina y te proporciona acceso digital, con tan sólo un clic, a todos los registros (facturas, documentos fiscales, albaranes, recibos, etc) que hasta ahora tenias en archivadores físicos. Las ventajas son infinitas ya que ahorras espacio, tiempo, dinero y te permite tener toda la información importante localizada en un mismo servidor online. Además, la posibilidad de perdida o extravío de la información se reduce drásticamente incrementando así en seguridad.
En post anteriores ya hablamos de la importancia de disponer de un software de gestión documental para garantizar que toda la información de la empresa este ordenada, localizada y 100% actualizada pero, independientemente de la utilización de este programa, a continuación vamos a proporcionarte las claves para una mejor organización de tus archivos. Ya sabes que, sin una estructura realista y manejable, es casi imposible saber donde tenemos guardadas nuestras cosas así que toma nota y aumenta poco a poco tu productividad laboral 🙂
DIGITALIZACIÓN
- Prepara toda la documentación y asegúrate que los papeles están OK (sin grapas y sin clips, separados, limpios, sin roturas, etc.) para que puedan ser escaneados de forma correcta.
- Ahora es el momento de escanear. Tómate tu tiempo ya que, éste proceso, suele ser largo y un poco pesado si es que no dispones de un scanner de alto rendimiento para poder cargar toda la información en el servidor en fracciones de segundo.
- Finalmente se inicia el proceso de indexación para que toda la doc. este organizada de la manera que deseas.
ORGANIZACIÓN
- Crea un protocolo sobre cómo almacenar toda la información digital. Nombra las carpetas y archivos, define cuando debes llevar a cabo las copias de seguridad y establece donde se deben guardar los documentos (si en la nube o en un servidor NAS local).
- Guarda los documentos en una carpeta raíz y a partir de allí, crea una estructura de subcarpetas para distribuir la información y facilitar la posterior búsqueda.
- Nombra a las carpetas con textos sencillos, breves y sobretodo que sean autoexplicativos. Te recomendamos utilizar guiones bajos como por ejemplo: clientes_morosos, facturas_pendientes de pago, ofertas vigentes,..etc).
- Codifica los archivos empezando con la última fecha de edición invertida para una mejor búsqueda (Ejemplo: 20180214 o lo que es lo mismo, catorce de febrero de dos mil diez y ocho).
- Cuando los documentos estén obsoletos o ya no los necesites, no hace falta borrarlos. Simplemente crea subcarpetas con versiones antiguas.
- Deja tu escritorio limpio y resérvalo sólo para documentos y archivos que requieran una acción inmediata. Tener el escritorio de tu ordenador lleno de carpetas y de documentos puede ralentizar la velocidad del PC y una sobre carga de iconos en él.
- De vez en cuando, haz una copia de seguridad de toda la información y súbela a la nube o guárdala en un disco duro externo. Gracias a ello, podrás acceder a la información en cualquier momento y en cualquier lugar.
Bueno, esperamos que estas pautas que te acabamos de nombrar sean de ayuda y que contribuyan a organizar bien los documentos digitales en tu empresa.
Si tienes algún otro consejo no dudes en decírnoslo ¡Nos vemos en el siguiente post!
