Eficiencia, ahorros, seguridad y optimización de procesos.
Para cualquier organización, es fundamental tener una buena gestión documental para almacenar, administrar, preservar, consultar y ordenar toda la información de una forma fácil y eficiente mejorando, a corto plazo, la productividad empresarial.
Cada vez más, las compañías generan montañas y montañas de papeles impresos que muchas veces se pierden, se traspapelan o incluso acaban siendo una pérdida de tiempo para el trabajador al no poder encontrar la información requerida al momento. Es por eso que, con la digitalización de los documentos, las copias en papel están empezando a ocupar un segundo plano en nuestra vida laboral.
Implementado un sistema de gestión documental conseguimos centralizar toda la información en un mismo lugar donde todos los trabajadores y/o empresarios acceden a ella de una forma sencilla y eficiente. Los ficheros físicos se convierten en versiones digitales que se almacenan en una localización central.
Aunque pueda resultar una locura, el primer paso ha realizar es escanear toda la documentación que queramos organizar para conseguir el buen aprovechamiento del sistema.
A continuación nombraremos algunas ventajas de implementar un sistema de gestión documental:
1- CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN: acabamos de explicar que toda la documentación, queda localizada o ubicada en un mismo sitio central. Gracias a ello, evitamos la búsqueda interminable de la información por las redes de capetas de la organización, agilizando de esta manera el flujo de trabajo.
2- SEGURIDAD Y PERMISOS DE ACCESO: es responsabilidad de la empresa decidir que empleados tendrán acceso a los documentos centralizados gracias al mecanismo de concesión de permisos. Asimismo, la información confidencial está segura dentro del sistema y en caso de pérdida, se pueden recuperar los datos fácilmente sin conexión o en la nube.
3- DOCUMENTOS COMPARTIDOS: la información interna y externa de la empresa (clientes, proveedores,…) puede ser distribuida y compartida a través de la creación de grupos dentro del sistema.
4- MEJORA DE PROCESOS Y PRODUCTIVIDAD: se reducen los tiempos de los procesos al automatizar y garantizar la entrega y el acceso rápido de la información. Nos olvidamos de archivar, imprimir, fotocopiar y buscar la información en discos duros compartidos, ficheros, correos electrónicos, etc.
5- REDUCCIÓN DE COSTES Y AUMENTO DE LA EFICACIA DEL TRABAJADOR: debido a que la información está estructurada, se consigue reducir entre un 10 y un 20% los costes económicos. Gracias al almacenamiento de los documentos de forma digitalizada, conseguimos eliminar archivos físicos llenos de papel que ocupan espacio en nuestras oficinas, y por lo tanto, además de ahorrar en costes, desarrollamos nuestras tareas en un ambiente de trabajo cómodo y ágil.
6- AHORRO EN TIEMPO: En vez de dedicar el tiempo a buscar documentos, nos centramos en tareas más importantes para la mejora de los resultados finales de la empresa.
7-HOMOLOGACIÓN: se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la empresa.
¿Quieres obtener todas estas ventajas en tu empresa? Contacta con Basso y te ayudaremos a implementar un sistema de gestión documental para ahorrar en costes, optimizar y agilizar el flujo de información de tu compañía.
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