Tu oficina tecnológica en 5 pasos: claves para obtenerla con éxito

¿Te imaginas trabajar en un espacio que te llene de inspiración, que te haga sentir a gusto, equipado con la última tecnología y que te proporcione toda la tranquilidad del mundo? Parece surrealista, ¿verdad?

Pues, aunque cueste de creer, actualmente existen empresas que garantizan y satisfacen las necesidades de sus empleados facilitándoles un mejor lugar trabajo y experiencia laboral. Lugares que están totalmente preparados para enfrentarse a los nuevos retos y equipados con las herramientas y mecanismos tecnológicos adecuados.

Un gran beneficio para la compañía ya que permite mejorar considerablemente la productividad y la eficiencia en los procesos de trabajo.

En el artículo de hoy examinaremos las 5 principales características que debería tener una oficina tecnológica ejemplar:

1. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

El uso de la tecnología vas mucho más lejos de contar con un buen servidor NAS, un hardware de diseño o de disponer de los mejores dispositivos inalámbricos. 

Hay que optar por digitalizar la documentación de la empresa (informes, manuales, facturas, albaranes, etc.) ya no solo por seguridad, practicidad y ahorro de espacio de trabajo sino, también, para cuidar de nuestro medio ambiente. Una estupenda forma de ahorrar papel y economizar los costes de impresión ¿No crees?

En cuanto el almacenamiento de estos archivos digitales, siempre podemos acudir al “cloud computing” o computación en la nube que además de brindarnos espacio gratuito, hay plataformas de pago que cuentan con versiones con más espacio disponible y otras funcionalidades extra. Una tecnología que permite acceso remoto a softwares, almacenamiento de archivos y procesamiento de datos por medio de Internet, siendo así, una buena alternativa a la ejecución en una computadora personal o servidor local.

¿Que se necesita para digitalizar documentos? Simplemente se requiere de una herramienta específica: un escáner de gran potencia que permita aumentar el número de páginas por minuto. Además, es necesario disponer de un software de digitalización o implementar un gestor documental con el módulo de captura o digitalización de documentos. 

¿Que beneficios obtendré? al mejorar el acceso a la información conseguiremos un retorno a la inversión desde el momento en el que reduzcamos el tiempo de búsqueda de un documento que antes era físico. Asimismo, podremos compartir la información tanto interna como externa (clientes) de forma más rápida (con tan solo un clic), ahorrar en los costes de mantenimiento y evitar el deterioro de documentos, entre otros.

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2. USO DE REDES SOCIALES CORPORATIVAS

Disponer de una red social corporativa es algo casi tan importante para la productividad en la empresa como el correo electrónico. Según un estudio de Mckinsey&Co el uso de una red social corporativa puede incrementar la productividad de los trabajadores entre un 20% y un 25%. 

Y no nos referimos a Twitter, Facebook o Youtube sino aplicaciones como Slack o Jive que te permiten crear una Intranet dinámica en la compañía, donde la información fluye en tiempo real y los usuarios comparten conocimiento de forma constante con una menor dependencia del e-mail. De igual modo, se propicia un entorno virtual en el que se fomenta la cohesión y motivación de equipos.

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3. OPEN CONCEPT

Compartir naturaleza y tecnología está de moda entre las empresas. Mobiliario ergonómico de madera natural y materiales reciclados, techos altos, amplios espacios abiertos, colores cálidos y estancias con mucha iluminación natural son un MUST entre las oficinas del futuro.

Las reuniones pasan a ser informales con pequeños grupos de trabajadores en salas habilitadas o espacios comunes como puede ser un pasillo o en la propia cafetería de la empresa. 

Las áreas coworking para reuniones por videoconferencia también adquieren especial importancia y la distinción entre espacios para directivos y trabajadores comienzan a desparecer. De esta forma, se consigue eliminar la barrera entre jefe-empleado para conseguir una relación más flexible y transparente.

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4. ELECTRIFICACIÓN Y BUENA CONEXIÓN A INTERNET

Una oficina tecnológica debe contar con multitud de accesos para electrificación ya sea en las mesas, paredes y/o suelos. Hoy en día utilizamos multitud de dispositivos personales (tablets, móviles, portátiles, etc.), que en ocasiones también los utilizamos como herramientas de trabajo.

Además, en cualquier despacho, es necesario disponer de otros aparatos básicos como los proyectores, teléfonos fijos, impresoras, pantallas, ordenadores… de aquí la importancia de un buen sistema de electrificación. 

Si hablamos de una oficina tecnológica y eficiente, una buena conexión a internet debe ser primordial. Las mejores empresas tecnológicas no se pueden permitir el lujo de disponer de una conexión lenta ya que, actualmente, muchos puestos de trabajo y dispositivos tecnológicos dependen totalmente de la red.

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5.“ECO-FRIENDLY”

Los productos ecológicos están liderando la carga de la tecnología, haciendo más fácil que las compañías se convertirían en empresas verde.

Activa el cambio y utiliza impresoras multifución de inyección de tinta que son capaces de imprimir, hacer fotocopias, escanear y emitir menos residuos que una impresora laser convencional. Y por no hablar de que consumen hasta la mitad de energía que si tuviéramos estas tres funciones por separado. Además, si quieres ser aún más respetuoso con nuestro planeta, recicla los cartuchos de tinta, tóner y el papel.

Otra forma de cuidar a nuestro medio ambiente es aprovechar la luz solar. En la oficina evita el encendido innecesario de luces, haz un uso adecuado del sistema de climatización, aprovecha los ascensores con el máximo número de personas y, si puedes, utiliza las escaleras.

Ya lo ves, cambiando algunas prácticas rutinarias es posible reducir la contaminación a nivel laboral. Con estas pequeñas acciones, lograrás reducir tu impacto negativo en el medio ambiente, y apostar por un futuro más sustentable.

Nos vemos en el siguiente post 🙂

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Post by bassoadm

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