7 factores a tener en cuenta para alquilar una impresora profesional

Antes de adquirir o alquilar una impresora debemos tener presente varios aspectos para que la fotocopiadora elegida, no sólo nos solucione todas nuestras necesidades básicas de impresión sino también, aporte rentabilidad, ahorro y productividad a la empresa.

Alquilar una impresora, en definitiva, es un acuerdo o pacto de cesión temporal del equipo entre una empresa especializada a otra interesada. Se diferencia del renting de impresora, al no existir una entidad financiera de por medio y presenta ventajas como, por ejemplo, el pago fraccionado. Una solución muy cómoda ya que delegas las tareas de la impresora a un equipo experto sin preocuparte de nada e incluso, si te interesa devolverla antes de lo previsto, se puede realizar sin problema pagando un simple gasto de gestión.

Si estás interesado en alquilar una impresora profesional (o renting), deberás tener en cuenta estos 7 factores que, con certeza, te ayudarán a tomar la decisión más acertada:

1. ¿Impresora sencilla o multifunción?

Sin lugar a dudas, la mejor opción siempre es la multifunción ya que, todas las funciones básicas necesarias en una oficina, están integradas en un sólo equipo. Utilidades como el escáner, fotocopiadora, gestión documental, fax, wifi, email, lectores de USB, posibilidad de imprimir a doble cara,… unificadas en un sólo terminal reemplazando a cuatro equipos a la vez, ocupando menos espacio y utilizando menos cables. Con la impresora multifunción aumentarás rápidamente la productividad, reducirás los costes, ahorrarás energía y espacio.

2. ¿Cuantos documentos tengo que imprimir?

Si tu rutina laboral es imprimir grandes cantidades de documentos, es indispensable que la multifuncional elegida tenga espacio suficiente en la bandeja de entrada y que además, la velocidad de impresión de la primera página sea alta. De lo contrario, si trabajas en un despacho pequeño en donde no se imprima demasiado, no hará falta contar con una impresora profesional de éstas características, con una más sencilla será suficiente.

3. ¿Impresora láser o inyección de tinta?

Para responder a esta pregunta puedes consultar el artículo que publicamos hace unos días. La principal diferencia entre los dos equipos es, con la impresora con cartuchos de tinta, ahorras más y obtienes una calidad de imagen igual o superior a la laser (ideal para imprimir fotografías). De lo contrario, si imprimes mucho texto y alguna que otra imagen, te recomendamos la impresora laser pues, aunque el tóner sea más caro, obtendrás más ventajas como: mayor rapidez de impresión, alta durabilidad del toner y un equipo multifunción más silencioso.

4. ¿Monocromo o color?

Por lógica, el precio de una multifuncional a color es superior a una impresora monocromo. Queda muy bonito imprimir a color aunque realmente, hay que analizar si es necesario. Si trabajas en algún departamento de diseño gráfico, por supuesto que debes inclinarte por esta opción pero, como acabamos de argumentar en el punto anterior, si imprimes básicamente letra, mejor escoger una multifunción monocromo: ahorraras en consumibles y sustos innecesarios a final de mes.

5. ¿Debo incorporar un software de gestión documental?

Si lo que te interesa es inducir a impresiones a doble cara, digitalizar documentos como facturas o albaranes, controlar impresiones innecesarias en color y direccionar trabajos de grandes volúmenes hacia equipos con los costes más bajos de mantenimiento, entonces sí, te recomendamos adquirir un software de gestión documental.

6. ¿Qué tamaño quiero imprimir?

Lo ideal seria disponer de una multifunción que permitiera tamaños de papel en A3 y A4 pero el coste de alquiler de una fotocopiadora A3, es realmente elevado. Así pues, si lo que te entusiasma es ahorrar, con una impresora en A4 será más que suficiente.

7. ¿Necesito Wifi?

Disponer de conexión inalámbrica integrada en tu impresora es una ventaja ya que ayuda a simplificar los procesos de trabajos. Por ejemplo, desde tu móvil y/o tableta puedes mandar a imprimir un documento que te acaban de mandar desde alguna aplicación de mensajería y de esta manera, ahorras tiempo y recursos. Puedes imprimir desde cualquier lugar sin cables e incluso enviando un e-mail a una dirección concreta ¿No te parece genial esta opción?

alquilar una impresora 2

Bien, estos han sido algunos aspectos que consideramos importantes en el momento de decidirse por alquilar una impresora. Ahora es el momento que analices tu forma de trabajar para saber cuál es el mejor equipo para tu oficina o empresa.

Si deseas más información, puedes rellenar el siguiente formulario. En Basso, somos expertos en renting de impresoras y analizamos tu parque de impresión sin coste alguno y sin compromiso.

Te esperamos en el próximo artículo.

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