5 consejos para ahorrar papel y energía en tu oficina

Seguramente ya estarás familiarizado con esta situación al llegar al trabajo: desorden y caos, montañas y montañas de papel, documentos importantes mezclados con otros innecesarios, acumulación de carpetas, expedientes sin archivar,… y luego sumarle la pérdida de tiempo, el estrés en encontrar la información necesaria y el amplio espacio que ocupan los documentos en tu despacho.

Si te gustaría evitar todo este ajetreo cada mañana, en el post de hoy vamos a ofrecerte algunos tips o consejos para conseguir ahorrar papel y energía en tu oficina. Por un lado, conseguirás pagar menos en archivadores, consumibles, envíos, electricidad…y, por el otro, lograrás que tu empresa sea más sostenible ayudando al medio ambiente.

1- Implementar un sistema digitalizado de gestión documental.

Los documentos digitales se pueden almacenar, organizar y encontrar de una forma mucho más simple y rápida que los documentos que están impresos. Al inicio puede ser un poco laborioso escanear y ordenar todas las facturas, albaranes, recibos, etc. en tu ordenador pero con el tiempo, sólo encontrarás ventajas como: una mejora en tu movilidad al poder cambiar de oficina sin tener que transportar papeles ni archivos, podrás acceder rápidamente a la información de una forma mucho más fácil, las comunicaciones resultarán ser efectivas y ágiles, mejorarás la productividad general de la empresa y podrás destruir el original en papel ya que el documento digital tiene todas las garantías legales que nos exige la administración en caso de requerir su presentación.

2- Monitoriza las impresiones

Si tienes una empresa, puedes utilizar un pequeño software para controlar quién imprime y cuando y desde que terminal lo hace. De esta manera, tus trabajadores estarán más concenciados en lo inútil que resulta a veces imprimir correos, capturas de pantalla o facturas y utilizarán la impresora para lo estrictamente necesario.

En el caso de que haya que imprimir, podremos ahorrar páginas imprimiendo a doble cara o poniendo más de una página en cada hoja de papel impresa.

3- Utiliza aplicaciones de almacenamiento online

Con los documentos guardados en la nube (cloud computing) trasladarás parte de tus archivos y programas a un conjunto de servidores a los que tu o tus proveedores podrán acceder a través de Internet. Las ventajas para cualquier corporación son innumerables: ahorro de costes y de inversión en sistemas informáticos, mejor gestión y mantenimiento de infraestructuras tecnológicas, capacidad de almacenamiento sin límites, mayor elasticidad y uso flexible de los recursos, mejores sistemas de seguridad y recuperación de datos, mejor organización del capital humano y de los procesos internos.

4- Imprime en pdf

Cuando vayas a imprimir un documento, utiliza la impresión en formato pdf ya que te permitirá compartir el archivo por los canales habituales (ej. correo) con el resto de compañeros del trabajo sin necesidad de imprimir y gastar papel. Además, el PDF ocupa muy poco espacio en tu disco duro ya que soporta una variedad de algoritmos de compresión de imagen. Asimismo, el usuario puede personalizar las configuraciones de seguridad, por ejemplo, prohibir la impresión o la edición.

5- Reutiliza y recicla el papel

¿Sabías que cada tonelada de papel que reciclamos supone evitar la tala de 14 árboles, el ahorro de 130.000 litros de agua y energía como para suministrar electricidad a una familia durante 1 año?

Utiliza papel usado por una cara para imprimir y fotocopiar borradores o documentos que no vayan a salir de la oficina o por ejemplo, si varias personas en tu lugar de trabajo tienen que consultar el mismo documento, no es necesario imprimir varias copias, podéis organizaros para consultar el mismo.

Ahora ya lo sabes: la acumulación de papeles en tu oficina ya es parte del pasado, tu futuro es digital. Reducir y ahorrar papel es posible en tu oficina, solamente hay que empezar a dar los primeros pasos para conseguir el objetivo que buscamos.

Post by bassoadm

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